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开会令人讨厌?四个简单方法提高会议效率

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开会令人讨厌?四个简单方法提高会议效率

腾讯科技讯(云松)北京时间12月21日消息,据国外媒体报道,公司的各种会议一般都会让人非常讨厌,因为效率不高,还耽误时间,这不仅与会者的苦恼,更是会议组织者不愿意看到的。为此,图形思维的顶尖专家大卫-史柏特(David Sibbet)提出了4个可以改变会议效率的方法。

以下是文章全文:

很多人都觉得开会是在浪费时间,但只要采取下面的4个简单的方法,你就可以让员工提高注意力,而且整个公司的生产效率也会有所提升。

有很多的会议是因为组织不善而让与会者感到讨厌的。考虑到参加会议的人付出了这么多的时间,所以很有必要将会议的组织水平提高一下,因为在当今社会,时间就是金钱。只要做到下面的4点要求,在提高会议质量方面就会有立竿见影的效果。这种方法适用于各种各样的会议:常规会议、特别会议、面对面的会议或者各种可视化会议。下面就简单看一下这4个步骤。

1、会议成果。

一定要在会议开始之初就让与会者明白这次会议想要得出什么样的结果。在常规会议上,组织者一定要开门见山地将自己对会议的期望表达出来。在特殊会议上,如果实在不方便直接讲出来就给出相应的暗示。同时,会议的组织者也要表达出自己期望在会议结束时会有什么样的效果。所以,在会议开始的时候就阐明会议的结果是提高会议效率最有效的措施。将会议目标写在显眼的地方也会非常有用。

2、会议日程安排。

根据会议议题重要性的不同安排出相应的时间,并列出一张简单的会议进程表格。这样就可以对会议的进程了如指掌,在时间安排上也会更加科学。

3、会议角色。

会议当中有很多的角色,只要将各种角色弄清楚并各司其职才能提高会议的效率。不管你是会议的设计者、组织者还是指导者,这些角色的任务是各不相同的,只有保证各种角色的人员认真完成自己的工作才能保障会议的顺利进行。

4、会议规则。

在召开会议之前,一定要制定好各种预案,尤其是那种比较常见的问题。如果会议之前各种预案都比较完善的话,就可以将各种问题防患于未然。比如,会议过程中是否允许用电脑,会议内容是否允许记录等等,这都需要提前想到的。

视觉和听觉是可视化会议的核心

在可视化会议当中,最重要的是让所有的与会者能够真正地听清楚,看明白。只有这样才能保证会议的参与度和互动性,也只有这样才能提高可视化会议的效率。这样可以让与会者之间的交流在会议领导者的最初宗旨下进行,这也是可视化会议的目的。

鲍勃-豪恩(Bob Horn)是波士顿Information Mapping的创始人,豪恩非常喜欢将自己的常规会议记录下来。他认为这样做可以非常简单地让自己掌控整个会议,而且会后再看这些会议记录的时候可以让自己找出那些做的不够好的地方,在以后的会议中加以改进。不仅如此,其他的与会者也可以看到会后的记录。

有了这些经验之后,你就可以作为一个领导者来欣赏可视化会议所带来的便捷了。你可以将领导艺术简单地想象成为“讲话”,但这只是对领导艺术最基本的认识。领导艺术的核心就是成功地让别人跟随着你的脚步。在常规会议中,领导者需要带领其他人来回顾团队所取得的成就,并对存在的问题提出解决方案,而这是一个不断讨论,不断提出问题,并认真聆听别人发言的过程。可能在常规会议中没有会议记录,但是会议中非常有用而且对大家都有帮助的重点内容是需要记录的,比如对反映的问题需要列出清单,以及对问题提出的解决方案也要记录下来。记录还可以提高与会者对领导者讲话内容的重视程度。下图就阐述了在可视化会议中可以帮助领导者的一些基本步骤。

开会令人讨厌?四个简单方法提高会议效率

视觉VS口语

在可视化会议过程中,理解文字部分也是非常关键的。在会议过程中,口语固然重要,但是仅凭口语交流并不能完全解决问题。有时候,一个完成的句子结构可以让人更好理解你想表达的信息和观点。在会议的交流过程中,发言者通过语言给听众描绘出来一个场景,而听众是否能够将这些信息完全捕捉并在自己的脑海中形成自己场景却不能保证。所以,文字的出现可以大大提高听众的理解程度,而这也是声音所不具备的。

会议的领导者要注重解释

口语在表达信息的时候准确性不是很高,考虑到会议过程当中有很多重要的场合需要在与会者交流时保持非常高的准确性(比如在表决某些重要计划的时候),所以非常有必要保证会议语言的可视化。这就要求会议的领导者对自己的重点发言解释清楚。虽然会议发言被理解错误的情况非常少见,但是每个人的对会议领导者全局性发言理解会不一样。所以,会议的领导者将发言解释到位是很有必要的。

现在关于会议语言及其影响的最好指导书籍就是上世纪60年代的Art of Awareness。这本书的作者是约瑟夫 塞缪尔 博伊斯(Joseph Samuel Bois)如果你想在会议语言上有所造诣的话,这本书是非常有用的。上世纪30年代波兰裔美国哲学家阿尔弗雷德·科日布斯基(Alfred Korzybski)曾出版过《科学和理智》(Science and Sanity)一书,这本书影响力也非常大,但是读起来有难度。科日布斯基认为现在社会上的很多问题就是由于语言的意思在传递过程中被歪曲所导致的。科日布斯基曾有过非常著名的格言:地图并不是领土(the map is not the territory)。

什么是视觉语言?

在上个世纪,随着很多复杂图像处理技术的发展,文字、图形开始被整合成为了各种各样的视觉模型。以前,视觉语言只应用在地图、图表和书籍的插图中,并没有出现在同时代的媒体上。现在我们都已经成为了视觉思考者,不管你愿不愿意承认。我们开车的时候就是大脑处理各种视觉语言的过程。当今社会视觉语言无处不在,电视屏幕和书籍都是非常明显的视觉语言媒介,杂志、海报、广告牌、安全手册等信息传播媒介也都是可视化的。

即便我们说的口语也是如此。当你说出几个不同的词语时,听者会在自己脑海里想象出各种相关的图形、姿势或者图表。实际上这种情况在生活中非常普遍,只不过我们没有意识到这是可视化思考罢了。可视化思维最大的价值就在于这种思考方式更加形象而且简单易懂。所以,在我们的日常交流过程当中每个人都在有意无意地使用可视化思维,以便于更加形象、准确地传递自己的信息。

当你决定在日常会议或者特殊会议中使用可视化思维时,这就相当于你给自己的谈话添加了一个显示屏。作为一个领导者,你应当从中选出正确的图形来传递自己的信息。

[责任编辑:alonliu]

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